Какой способ описания бизнес-процессов наиболее актуальный?

Глобальный тренд на автоматизацию и ускорение работы заставляет бизнес все больше времени уделять работе с бизнес процессами. Компаниям, которые решили перейти к процессному способу управления необходимо определить cпособы описания бизнес-процессов, которыми они будут реализовывать стратегию автоматизации.

Способы описания бизнес-процессов

На сегодняшний день определяют 3 способа – текстовый, табличный и графический. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками, постараемся разобраться и понять, что лучше использовать для работы. Перед обзором обратите внимание, что описание бизнес-процессов может осуществляться двумя неформальными подходами — «как есть» и «как должно быть».

Текстовый способ описания

Текстовое описание подходит небольшим компаниям для описания различных регламентов и стандартов. Текстом описываются последовательности действий и результат каждого процесса. Данный способ подходит для оптимизации «как есть». Сплошной текст не позволяет специалистам взглянуть на общую картину системно, к тому же при текстовом способе изменять работу процессов слишком сложно и трудозатратно. При любом изменении необходимо переписывать всю документацию.

ПреимуществаНедостатки
• Не требует специализированного
программного обеспечения для
работы.
• Подходит для регламентированных
процедур, изменение в которых происходят крайне редко.
• Сложность с изменениями в работе, высокие трудозатраты.
• Невозможно осуществить быстрый и
системный анализ работы. Длительный
поиск необходимого описания этапов
процесса.

Табличный способ описания

Табличное описание более структурировано и читабельно, также проводить анализ и изменения бизнес-процессов, описанных данным методом намного проще, чем текстовым. Именно по этой причине табличный способ пользуется спросом как в малом, так и в среднем бизнесе.  Пример табличного описания бизнес-процесса подачи и оформления заявки (на оплату, отпуск и т.д.):

ОперацияОтветственныйВходящие данныеОт кого данныеИтог
процесса
Кому передается
1 Составляет заявку Сотрудник Завизированная заявка Отдел кадров
2 Согласовывает заявку Руководитель отдела Заявка От
сотрудника

Табличное описание часто используют те компании, которые не могут себе позволить специализированное ПО.

ПреимуществаНедостатки
• Структурирование бизнес-процессов,
быстрый анализ и изменение.
• Для работы достаточно табличного
редактора.
• Не подходит для автоматизированных
динамических процессов.

Графический способ описания

Именно этот способ мы считаем наиболее эффективным и практичным. Построение бизнес-процессов происходит в специализированных системах (BPMS), анализ и изменения возможны в несколько кликов. Бизнес-аналитики могут работать с процессами любой сложности и реализовывать даже самые сложные процессы.

Пример построения бизнес-процесса графическим методом в BPM-системе:

Графический способ используют большинство средних и крупных предприятий.

ПреимуществаНедостатки
• Лучший способ для работы по принципу
«как должно быть».
• Автоматизация любых по сложности
процессов (в том числе динамических).
• Простота в работе – построением
может заниматься человек без опыта
работы с ПО.
• Быстрый анализ и готовность к
масштабированию.
Бизнес-процессы, построенные таким
способом, очень быстро могут быть
изменены и улучшены.
• Необходимо специализированное платное
программное обеспечение.

Рассматривая способы описания бизнес-процессов обязательно отталкивайтесь от сложности самих процессов и ожидаемого результата. Если вам необходимо просто описать регламенты и структурировать работу – используйте текстовый или табличный способ. Если же цель стоит максимально автоматизировать и улучшить работу текущих бизнес-процессов внедряйте специализированное ПО и используйте графический способ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *